KONSEP CONTENT MANAGEMENT SYSTEM (CMS)
Content Management System atau disingkat CMS adalah suatu metoda dalam
mengelola sebuah content/isi. Content bisa berupa teks, suara, gambar video,
animasi dan aplikasi lainnya yang disimpan dalam sebuah database sehingga
mudah dalam pengelolaannya..
CMS yang banyak dipakai saat ini adalah website CMS (WCMS). WCMS adalah
perangkat lunak yang berfungsi untuk membangun dan memelihara/updating web,
yang dirancang sedemikian rupa sehingga proses pembuatan dan pemeliharaan web
lebih mudah, efektif dan efisien, baik bagi orang yang mengerti tentang teknologi
web maupun yang tidak.
Kebanyakan WCMS yang banyak beredar di internet saat ini menggunakan :
• Bahasa Pemrograman PHP
• Web Server Apache, dan
• Database MySQL
Ketiga aplikasi tersebut dapat dengan mudah kita peroleh dan yang penting adalah
legal, karena aplikasi tersebut berlisensi GNU/GPL. GNU/GPL adalah lisensi yang
memperbolehkan kita untuk menyalin, menyebarluaskan, memodifikasi aplikasinya
dengan tetap mengacu kepada aturan GNU/GPL tersebut.
Jenis-Jenis WCMS
Berdasarkan pada fungsinya, WCMS dapat di bagi atas :
• WCMS Portal, adalah sebuah website CMS yang mempunyai banyak
layanan, seperti layanan berita, forum, mailing list, email dan lain sebagainya.
Misalnya : joomla, mambo, phpnuke, postnuke, dll.
• WCMS E-Commerce, adalah sebuah website CMS yang bertujuan agar
dapat melakukan proses transaksi online. Misalnya : OsCommerce, phpShop
dan lain-lain
• WCMS E-Learning, adalah website CMS yang bertujuan untuk keperluan
proses belajar mengajar jarak jauh. Misalnya : aTutor, Moodle dan lain
sebagainya.
• WCMS Forum, adalah website CMS yang menyediakan media untuk proses
diskusi secara online, misalnya : phpBB, MyBB, MiniBB dan lain sebagainya.
• WCMS Gallery, adalah website CMS yang menyediakan wadah untuk
menampilkan gallery foto. Misalnya : Galery, Copermine dan lain sebagainya.
Disamping penggolongan diatas, WCMS juga dapat dikelompokkan berdasarkan
kepada sifatnya, yaitu :
• WCMS Komersial, jenis WCMS seperti ini jelas kita harus membayar untuk
menggunakannya serta untuk mendapatkan source codenya.
• WCMS Open Source, ini merupakan jenis WCMS yang paling banyak
beredar diinternet, karena bersifat open source dan berlisensi GPL.
Kenapa Menggunakan Web Berbasis CMS ?
Manfaat CMS
Selain dari beberapa hal yang telah disebutkan di atas, CMS juga dapat memberikan
sejumlah manfaat kepada penggunanya yang dapat dijabarkan sebagai berikut:
• Manajemen data
Ini merupakan fungsi utama dari CMS. Semua data/informasi baik yang telah
ditampilkan ataupun belum dapat diorganisasi dan disimpan secara baik. Suatu
waktu data/informasi tadi dapat dipergunakan kembali sesuai dengan kebutuhan.
Selain itu, CMS juga mendukung berbagai macam format data, seperti XML, HMTL,
PDF, dll., indexing, fungsi pencarian, dan kontrol terhadap revisi yang dilakukan
terhadap data/informasi. Untuk menggunakan CMS biasanya pengetahuan tentang
bahasa pemograman tidaklah terlalu dibutuhkan, karena semua proses berjalan
dengan otomatis (WYSIWYG). Begitupula dengan proses 'update', dapat dilakukan
dengan cepat sehingga menjamin kemutakhiran informasi yang ditampilkan.
• Mengatur siklus hid up website
Banyak CMS memberikan fasilitas kepada para penggunanya untuk mengelola
bagian atau isi mana saja yang akan ditampilkan, masa/waktu penampilan dan lokasi
penampilan di website. Tak jarang sebelum ditampilkan, bagian atau isi yang
dimaksud terlebih dahulu di-review oleh editor sehingga dijamin kevaliditasannya.
• Mendukung web templating dan standarisasi
Setiap halaman website yang dihasilkan berasal dari template yang telah terlebih
dahulu disediakan oleh CMS. Selain dapat menjaga konsistensi dari tampilan secara
keseluruhan, para penulis dan editor dapat berkonsentrasi secara penuh dalam
melaksanakan tugasnya menyediakan isi website. Bila isi telah tersedia, maka
proses publikasi dapat berjalan dengan mudah karena sudah ada template
sebelumnya.
Beberapa bagian dari website biasanya telah ditetapkan sedemikian rupa sehingga
tidak dapat diubah begitu saja. Hal ini dilakukan untuk memberikan standarisasi
kepada seluruh bagian dari website.
• Personalisasi website
Sekali sebuah isi ditempatkan ke dalam CMS, isi tersebut dapat ditampilkan sesuai
dengan keinginan dan kebutuhan dari penggunanya. Terlebih lagi dengan kelebihan
CMS yang dapat memisahkan antara desain dan isi, menyebabkan proses
personalisasi dapat berjalan dengan mudah.
• Sindikasi
Sindikasi memberikan kemungkinan kepada sebuah website untuk membagi isinya
kepada website-website yang lain. Format data yang didukung juga cukup variatif,
mulai dari rss, rdf, xml hingga 'backend scripting'. Sama halnya dengan
personalisasi, sindikasi juga dapat dilakukan dengan mudah karena isi dan desain
telah dibuat terpisah.
• Akuntabilitas
Oleh karena CMS mendukung alur kerja dan hak akses yang jelas kepada para
penggunanya, data/informasi yang disampaikan dapat dipertanggungjawabkan
dengan baik. Setiap penulis ataupun editor memiliki tugas masing-masing dengan
hak akses yang berbeda-beda pula. Dengan demikian setiap perubahan yang terjadi
di website dapat ditelusuri dan diperbaiki seperlunya dengan segera.
Pemanfaatan CMS
Pembuatan website dapat dilakukan dengan menggunakan tools dan cara yang
tradisional. Kelemahan dari cara ini adalah kebutuhan akan tenaga kerja yang
banyak dan memakan biaya yang besar. Sebagai contoh dalam merubah kata dalam
sebuah web page dibutuhkan seorang tenaga ahli yang telah menguasai HTML. Jika
sebuah website yang terdiri dari ratusan web page ingin dirubah isi maupun
tampilannya maka dibutuhkan beberapa orang tenaga ahli agar perubahan dapat
segera teratasi dengan baik dan cepat, tentunya biaya yang besar perlu dikeluarkan
itu hal tersebut. Dengan menggunakan CMS pengaturan isi dan penampilan dapat
dilakukan oleh user yang tidak menguasai HTML sekalipun.
Dalam hal ini web designer berperan dalam merancang penampilan dan isi dari CMS
website dan web programmer berperan dalam membuat modul-modul baru untuk
diintegrasikan kedalam CMS. Setelah website selesai dibuat proses perawatannya
(add, edit, delete) dapat dilakukan oleh user yang telah dilatih dalam menggunakan
CMS.
Terdapat beberapa keuntungan dalam menggunakan CMS antara lain:
• Dapat menampilkan informasi yang up to date, konsisten dan berkualitas.
• Memiliki fasilitas yang dapat memanfaatkan kembali content yang sudah ada.
• Meningkatkan produktifitas dan kepuasan dari sebuah team (web designer,
web programmer, web administrator).
• Pembuatan website dapat dilakukan secara desentralisasi (dilakukan oleh
beberapa orang dari berbagai tem pat).
• Memiliki fasilitas untuk mendefinisikan alur kerja dari sebuah team dan
melakukan pengaturan terhadap proses approval dan pangaturan-pengaturan
lainnya.
Memilih CMS
Dengan tersedianya berbagai solusi CMS di pasaran, sudah menjadi suatu
keharusan bagi kita untuk memilih sebuah CMS yang akan dipakai dengan
bijaksana. Sama halnya dengan produk software lainnya, setiap penyedia
jasa/produsen CMS tentunya akan menawarkan produk andalan mereka dengan
sejumlah feature yang terkadang hampir mirip satu sama lainnya. Tidak jarang pula
mereka menawarkan solusi yang lain daripada yang lain, tapi apakah itu yang benarbenar
kita inginkan?
Ibarat membeli sebuah mobil, kepuasan dalam pemakaian juga memegang peranan
penting. Bukan radio, CD player atau AC yang menjadi daya tarik kita membeli mobil
tersebut, tapi lebih kepada seberapa jauh mobil tersebut bermanfaat dalam
kehidupan sehari-hari. Demikian pula dalam memilih sebuah CMS. Tidak mudah
memang menemukan CMS yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan kita.
Bahkan sudah menjadi suatu hal yang biasa, bila kita senantiasa berganti dari satu
CMS ke CMS yang lainnya untuk sekedar mencari tahu atau bereksperimen.
Bagi dunia bisnis dan dagang, membeli sebuah CMS adalah sebuah investasi yang
harus dapat dihitung 'Return On Investment' (ROI) -nya. Hal ini berarti sebuah CMS
itu harus dapat memenuhi kebutuhan saat ini dan kebutuhan di masa yang akan
datang dengan segala fungsionalitasnya dan juga memberikan keuntungan. Namun,
tidak jarang dikarenakan kurangnya informasi dan pengalaman, investasi tersebut
menjadi sia-sia belaka. Suatu hal yang tentunya sangat tidak kita harapkan terjadi.
Untuk dapat memilih CMS yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan anda
sekaligus memperoleh manfaat yang optimal darinya, beberapa langkah berikut
mungkin dapat membantu.
1. Kenalilah terlebih dahulu tujuan dan target yang hendak dicapai dengan
penerapan CMS beserta strategi-strategi yang dibutuhkan. Bila dapat ajaklah
semua pihak yang berkepentingan. Kemudian rumuskanlah di atas kertas
dan usahakan memiliki proyeksi jauh ke depan.
2. Mengidentifikasi kebutuhan dan kemampuan yang anda miliki secara
organisatoris, seperti berapa jumlah penulis/editor/pengguna yang ada,
lokasi geografis dari pengguna, kemampuan teknis yang dikuasai, jenis isi
yang akan dipublikasikan, dan lain sebagainya. Perlu diingat juga, setiap
orang memiliki kebutuhan dan kemampuan yang berbeda-beda. Cobalah
untuk mencari jalan tengah guna menjembatani perbedaan ini.
3. Menjabarkan kebutuhan teknis yang diinginkan dan yang telah dimiliki, serta
waktu yang dialokasikan untuk mengelola CMS. Yang termasuk di sini antara
lain berapa jumlah personal IT yang bekerja di organisasi anda beserta
keahlian yang dikuasai, hardware dan software yang dimiliki, dan lain
sebagainya.
4. Sebuah prinsip yang harus diperhatikan untuk dua poin di atas, 'lebih baik
lebih dari pada kurang'. Hal ini diperlukan untuk mengantisipasi hal-hal yang
tidak diduga di masa yang akan datang.
5. Menentukan jumlah biaya yang akan dikeluarkan. Jangan sampai besar
pasak daripada tiang nantinya.
6. Setelah tujuan, strategi dan kebutuhan baik secara organisatoris maupun
teknis telah teridentifikasi dengan baik, inilah saatnya untuk menentukan
jenis CMS apayang akan dipakai.
7. Pilihlah CMS yang paling dapat memenuhi semua kriteria yang telah anda
tentukan sebelumnya. Tentunya setelah disesuaikan dengan kemampuan
finansial anda, mengingat implementasi dari CMS bukanlah suatu hal yang
murah. Hal ini dapat dilakukan dengan cara:
a. Mengadakan tender, undanglah penyedia CMS yang anda minati
untuk mengikuti tender dan minta mereka memberikan penawaran
terbaiknya kepada anda sebagai bahan pertimbangan.
b. Melalui demonstrasi langsung dari produk CMS yang ada di pasaran.
Dari sini anda dapat melihat dengan mata kepala sendiri, produk
mana yang terbaik bagi anda.
c. Berdasarkan survey yang dilakukan oleh organisasi profesional
independen/konsultan CMS. Secara periodik mereka menyusun daftar
CMS beserta kelebihan dan kekurangannya, sehingga memudahkan
anda mengadakan seleksi tanpa harus berhubungan langsung
dengan para penyedia CMS yang terdapat di daftar tersebut.
d. Melalui search engine, mailing list, atau dari mulut ke mulut. Metode
ini merupakan metode yang paling mudah untuk dilakukan dan juga
tidak mahal. Kekurangannya adalah informasi yang anda peroleh bisa
jadi kurang lengkap atau tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan.
Jadi adakan juga pemeriksaan silang, bila dibutuhkan.
8. Bila anda memilih CMS komersial, perhatikan bahwa anda membeli lisensi
yang sesuai dengan kondisi organisasi anda. Tidak kurang dan tidak pula
berlebihan. Pergunakanlah pelayanan purna jual dari penyedia CMS anda
sebaik mungkin, karena dengan demikian biayayang telah anda keluarkan
dapat berbanding lurus dengan hasil yang diperoleh. Mintalah selalu garansi
terhadap produk yang dibeli.
9. Bila anda memilih untuk menggunakan CMS Open Source, perlu disadari
bahwa untuk jenis CMS yang satu ini tidak menyediakan pelayanan purna
jual seperti halnya CMS komersial. Jadi setiap kali ada permasalahan dalam
implementasinya, anda diharapkan dapat mencari jalan keluarnya sendiri.
Atau dengan mengunjungi berbagai forum yang telah disediakan. Singkat
kata, untuk menggunakan CMS Open Source terkadang membutuhkan
usaha lebih keras dan memakan waktu yang banyak. Tapi semuanya
dikembalikan kepada anda sendiri sebagai pengguna.
10. Usahakan secara periodik memperbaharui software CMS yang anda pakai,
dengan demikian dapat menjamin kemutakhiran software dan anda dapat
menikmati semua feature yang ditawarkan dengan baik.
0 komentar:
Posting Komentar